近年、高度情報化に伴う個人情報保護の重要性への社会の関心は高まっており、同窓会名簿の目的外利用や個人情報を保護することは、同窓会事務局代行業務を営む当社の社会的責務であると考えます。
当社は以下のとおり個人情報保護方針を定め、個人情報保護の仕組みを構築し、全従業員に個人情報保護の重要性の認識と取組みを徹底させることにより、個人情報の保護を推進することを宣言致します。
第1条 個人情報の取得と利用
当社は利用目的を明確にした上で取得し、目的の範囲内に限り、個人情報を利用します。利用目的は個人情報管理台帳上に明示し、個人情報を取扱う各部門の部門個人情報管理責任者の責任において、利用目的を逸脱した利用が行われないための確認手順を設け、実施します。また、利用目的の範囲を超えて個人情報の利用を行わないよう、社内の管理体制の整備及び安全管理措置を講じます。
第2条 個人情報の管理と保護
個人情報の管理は、厳重に行うこととし、お客さまにご承諾いただいた場合を除き、第三者に対しデータを開示・提供することはいたしません。また個人情報の漏えい、滅失又はき損を防ぐため、安全管理措置を規定し実施します。また問題発生の予防のための手順を設け実施するとともに、万が一の問題発生に対しては速やかに再発防止のための是正を行います。
第3条 法令・規範の遵守
当社は、当社が保有する個人情報の取扱いに関して適用される法令、国が定める指針及びその他の規範を遵守いたします。
第4条 問合せ・苦情への対応
当社は、保有する個人情報に対するお問合せや苦情に対して、受付、対応の体制と手順を整備し、迅速に対応いたします。
第5条 個人情報保護管理体制および仕組みの継続的改善
当社は、個人情報保護に関する管理の体制と仕組みについて継続的改善を実施いたします。
第6条 トップマネジメント（個人情報保護最高責任者）
当社は、代表取締役社長 浅本寧枝 をトップマネジメントとしています。
制定 ２００５年４月１日
最新改定 ２０１９年３月３１日
株式会社 同窓会事務局
トップマネジメント
代表取締役 淺本 寧枝
保有個人データの安全管理のために講じた措置
- 基本方針の策定
JISQ15001に準拠した以下の方針を策定しています。- 個人情報保護方針を策定しています。
- 関係法令・ガイドライン等を遵守しています。
- 相談窓口を公開しています。
- 個人データの取扱いに係る規律の整備
JISQ15001に準拠した以下の規律を整備しています。- 個人情報管理基本規程などを策定し、従業者に周知しています。
- 組織的安全管理措置
上記の規律及びマニュアルの整備によって、責任者を設置し、個人データを取り扱う従業員の責任範囲を明確にするのに加えて、組織が従うべき安全管理措置を行っています。 - 人的安全管理措置
- 雇用及び契約時における非開示契約の締結
- 従業者に対する教育・訓練の実施
- 物理的安全管理措置
保有個人情報は以下の物理的安全管理がされています- データ格納装置のスタンドアローン管理
ネットに接続していないためハッキング等ネットワークによる漏洩はありません。 - 装置の二重化及びバックアップ
装置の二重化により装置が壊れた場合でもデータが失われない。又離れた場所でバックアップを保管しているため災害によるすべての装置破壊されてもバックアップ時点までのデータの復旧が可能です。
- データ格納装置のスタンドアローン管理
- 技術的安全管理措置
- 暗号化による安全管理
- ID、パスワードによるアクセス制限
- ログによるコンピュータの操作記録
- 外的環境の把握
データの保管については、国内の事業者を利用し、個人情報は、外国へは提していません。
個人情報保護方針の外部伝達
本方針は全社員に周知徹底させるとともに、上記およびその他の個人情報に関するお問い合わせ窓口を設置致し当社ホームページ上に公表する。
保有個人データ又は第三者提供記録の開示、苦情・問合せ窓口 及び、個人情報保護方針問い合わせ先
自己の個人情報についての開示・訂正・削除・の請求。
及び、利用・提供の停止その他個人情報に関する苦情等のお問い合せ。
弊社が保有する個人情報について、利用目的の通知、開示、内容の訂正、追加又は削除、利用の停止、消去及び第三者への提供の停止、第三者提供記録の開示(以下、”開示等“という)を請求することができます。
ご自身の個人情報の開示等を請求される場合は、下記連絡先にご連絡をお願いいたします。
なお、開示等を請求される場合、本人以外への個人情報の漏洩や、本人以外による個人情報の書き換え等を防止する為、請求者が本人であることを確認させていただきます。
確認がとれた場合に限り、個人情報の開示等を行うものとします。
フリーダイヤル 0120-10-9870（平日10:00～16:00）
FAX 03-5839-3460
メール：info@egaomax.com
〒121-0831 東京都足立区舎人3-11-26
個人情報管理責任者 中村 充
当社が所属する認定個人情報保護団体について
当社は、下記の認定個人情報保護団体の対象事業者です。
当社の個人情報の取り扱いに関する苦情については、下記へお申し出いただくこともできます。
・認定個人情報保護団体の名称：一般財団法人日本情報経済社会推進協会
（旧 財団法人 日本情報処理開発協会）
・苦情の解決の申出先認定 個人情報保護団体事務局
住所〒106-0032 東京都港区六本木1-9-9 六本木ファーストビル12F
電話：03-5860-7565、または0120-700-779